Podczas wewnętrznego postępowania wyjaśniającego kwestie poufności są nieuniknionym elementem, które należy wziąć pod uwagę. Kwestie poufności pojawiają się zwykle, gdy uczestnik postępowania prosi o poufność. Może się również okazać, że to pracodawca lub prowadzący postępowanie stwierdza, że wymóg zachowania poufności jest konieczny. Właściwe podejście do kwestii poufności jest ważnym elementem dobrze poprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

Nie zawsze zachowanie poufności jest łatwe, czasami może być wręcz niemożliwe. O wyzwaniach związanych z utrzymaniem informacji w poufności w tym poście.

Kiedy uczestnicy postępowania oczekują zachowania poufności

Często w trakcie rozmów wyjaśniających słyszymy takie oto zdanie: "Mogę ci powiedzieć, co się stało, ale pod warunkiem, że nie powiesz o tym nikomu" lub "nie możesz powiedzieć mojemu przełożonemu" lub "Nie chcę, aby ktokolwiek wiedział, że ci powiedziałem".

Jedną z kluczowych zasad postępowania wyjaśniającego jest to, aby nie obiecywać nikomu niczego. Jeśli chodzi o oczekiwanie pracowników lub innych uczestników co do zachowania poufności, zasada ta jest szczególnie ważna z trzech powodów.

Po pierwsze, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego czasami wymaga ujawnienia informacji, które bezpośrednio lub pośrednio ujawni źródło pochodzenia tej informacji. Na przykład, jeśli przedmiotem postępowania jest ustalenie, czy przełożony X dopuścił się niepożądanego zachowania podczas spotkania w cztery oczy z pracownikiem Y, to dokładne zbadanie zarzutu może być niemożliwe bez ujawnienia przełożonemu X tożsamości pracownika Y. W rzeczywistości przełożony X może nie być w stanie w pełni odpowiedzieć na zarzut, nie znając wszystkich szczegółów.

Po drugie, jeśli prowadzimy postępowanie wyjaśniające w imieniu swojego pracodawcy lub jesteś zewnętrznym doradcą, którego pracodawca zatrudnił do prowadzenia postępowania, to technicznie i formalnie rzecz ujmując reprezentujemy pracodawcę. W związku z tym należy uznać, że pracodawca ma pełną wiedzę na temat informacji przekazywanych przez uczestników postępowania wyjaśniającego. Nie ujawniając informacji pracodawcy, można narazić pracodawcę na odpowiedzialność za niepodjęcie działań w odpowiedzi na określone informacje.

Po trzecie, po zakończeniu postępowania wyjaśniającego zazwyczaj przedstawiamy swoje ustalenia w raporcie końcowym. Raport ten będzie zawierał zarzuty, które były przedmiotem postępowania, oraz istotne informacje, które zostały ujawnione w jego trakcie. Nie można zatem pominąć informacji w raporcie, tylko dlatego, że np. świadek poprosił, aby jej nie ujawniać. Po przesłaniu raportu tracimy kontrolę nad tym, co pracodawca robi z raportem lub zawartymi w nim informacjami. Jeśli obiecaliśmy zachowanie określonych informacji w poufności, może się okazać, że nie będzie możliwe dotrzymanie tej obietnicy. Krótko mówiąc, nie można obiecać, że zachowamy poufność informacji.

Jeżeli świadek oferuje ujawnienie informacji tylko wtedy, gdy obiecamy zachowanie poufności, należy dążyć do przekonania go do ujawnienia informacji bez tej obietnicy. Stojąc przed tym wyzwaniem, pamiętaj, że osoby, które naprawdę chcą ukryć informacje, po prostu powiedzą ci: "Nie wiem" lub "Nie pamiętam".

Natomiast osoba, która prosi o poufność jako warunek udzielenia informacji, zazwyczaj chce dostarczyć informacje. Wyzwaniem dla prowadzącego postępowanie jest przekonanie niechętnego świadka do ujawnienia informacji bez obietnicy poufności. Osiągnięcie tego celu jest łatwiejsze, jeśli zrozumiemy powody obawy danej osoby co do ujawnienia określonych informacji.

Oczekiwanie zachowania poufności jest zazwyczaj motywowana strachem przed odwetem. Należy możliwie skutecznie przekonać świadka, że pracodawca nie będzie tolerował odwetu. To zazwyczaj łagodzi obawy dotyczące poufności, nawet jeśli odmawiamy obietnicy poufności. Przed przeprowadzeniem rozmów wyjaśniających jedną kwestią, którą prowadzący postępowanie powinien podkreślić pracodawcy, jest to, że nie może on tolerować odwetu.

Prowadzący postępowanie i rozmowy wyjaśniające, podczas takich rozmów powinni zapewnić, że pracodawca nie będzie tolerował odwetu. Rozmówca, który ma wiarę i zaufanie, a może i także doświadczenia z przeszłości w tym zakresie - będzie mniej zaniepokojony ujawnieniem informacji i prawdopodobnie bardziej skłonny do swobodnej rozmowy.

Kiedy pracodawca wymaga zachowania poufności

Utrzymanie faktu prowadzenia postępowania wyjaśniającego, jego zakresu i szczegółów jest dość częstym oczekiwaniem pracodawców. Prowadzący postępowanie wyjaśniające mogą przekazać takie oczekiwanie ustnie, a coraz częściej oczekują podpisania określonego zobowiązania lub umowy zachowania poufności. Takie zobowiązania instruują uczestników postępowania, aby nie ujawniali i nie omawiali postępowania wyjaśniającego, jego zaktsu lub szczegółów.

Istnieje kilka powodów tego rodzaju oczekiwań pracodawcy - pracodawca może ustalić, że w danych okolicznościach zachowanie poufności:

• wspiera i zachęca pracowników do składania informacji o naruszeniach i swobodnego (a przynajmniej swobodniejszego) udziału w postępowaniach wyjaśniających;
• chroni pracowników przed odwetem i bezpodstawnymi plotkami;
• chroni integralność postępowania wyjaśniającego, na przykład uniemożliwiając świadkom dostosowanie ich wersji. Jakie są wyzwania z zachowaniem poufności.

W trakcie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, które ma na celu zbieranie informacji i wyjaśnianie określonych kwestii, mogą wystąpić pewne problemy związane z zachowaniem poufności.

Oto niektóre z tych kombinacji różnych możliwych przypadków - oczywiście lista jest niewyczerpująca:

• Ujawnienie (celowe) informacji przez pracodawcę w trakcie postępowania, podczas gdy pracownik ciągle jest związany umową poufności – brak równowagi w zobowiązaniu co do poufności
• Ujawnienie (przypadkowe) informacji o osobie obwinionej przez pracodawcę w trakcie postępowania
• Ujawnienie informacji przez pracownika, który jest uczestnikiem postępowania – związanego zobowiązaniem poufności lub bez takiego zobowiązania
• Ujawnienie informacji przez pracownika, który nie jest uczestnikiem postępowania, a powziął informację drogą np. dedukcji, obserwacji, plotek
• Ujawnienie informacji naruszających prywatność, reputację, godność lub inne dobra osobiste – uczestników lub pracodawcy.

Aby przeciwdziałać tym problemom, ważne jest, aby organizacje miały odpowiednie procedury i zasady dotyczące zachowania poufności w trakcie wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Należy dbać o poufność informacji, zapewniać odpowiednie zabezpieczenia techniczne, szkolić pracowników w zakresie zachowania poufności i stworzyć atmosferę zaufania, w której osoby uczestniczące w postępowaniu czują się bezpiecznie i chronione.

Podsumowując, wewnętrzne postępowanie wyjaśniające jest skutecznym (zazwyczaj) sposobem dotarcia do sedna określonego problemu. Odpowiednie (co warto podkreślić) zarządzanie kwestiami poufności są istotnym elementem nie tylko dla danej konkretnej sprawy, ale również buduje kulturę wewnątrz organizacji.

O nas

W Fairlegal zapewniamy zgodne z przepisami, rzetelne i skuteczne prowadzenie postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.

Specjalizujemy się w prowadzeniu postępowań wyjaśniających z szerokiego zakresu naruszeń i nadużyć, zarówno prawa jak i wewnętrznych polityk i procedur. Nasz zespół doświadczonych ekspertów zapewnia, że wewnętrzne postępowania wyjaśniające są przeprowadzane uczciwie i bezstronnie, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji w konkretnym przypadku.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.