Compliance & Investigations

System compliance staje się koniecznością w każdej firmie, której zależy na wiarygodności wobec partnerów biznesowych..

Pomagamy przedsiębiorcom we wprowadzeniu systemów compliance, które ułatwiają poruszanie się w skomplikowanej i dynamicznej rzeczywistości biznesowej oraz prawnej. Nasze wsparcie koncentruje się na efektywnym doradztwie w celu zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz normami etycznymi i przyjętymi standardami postępowania. Doradzamy w zakresie zarządzania ryzykiem i jak w najlepszym dopasowaniu struktury, procesów biznesowych i profilu organizacji. Wskazujemy z jednej strony jak ograniczyć ryzyka sankcji prawnych, strat finansowych, utraty reputacji, zabezpieczyć ciągłość prowadzonej działalności, a z drugiej pomagamy wzmocnić konkurencyjność i pozycję rynkową przedsiębiorstw.

Pomagamy w tworzeniu spójnych systemów compliance, uwzględniających indywidualne oczekiwania Klienta oraz specyfikę określonej branży.

Zakres naszego doradztwa w ramach specjalizacji Compliance obejmuje:

Audyt i analizę ryzyka

Audyt jest jednym z najważniejszych elementów wdrożenia systemu compliance, pozwala ocenić kondycję organizacji w zakresie uwarunkowań regulacyjnych oraz zidentyfikować wszelkie obszary ryzyka. Ryzyko jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Podejmując decyzje biznesowe organizacja powinna mieć świadomość ryzyka, jakie jest związane z daną decyzją.

W ramach usług audytowych skupiamy się przede wszystkim na:

• ustaleniu celów projektu oraz kluczowych wartościach i uwarunkowaniach danej organizacji;
• wnikliwej ocenie skuteczności działania istniejących programów compliance;
• audycie istniejących w spółce procedur, uchwał, regulaminów itp.;
• identyfikacji oraz oszacowaniu ryzyk związanych ze zgodnością;
• identyfikacji przestępstw, które mogą zostać popełnione w związku z działalnością przedsiębiorstwa.

Rezultatem audytu prawnego działalności przedsiębiorstwa jest szczegółowy raport, który zawiera opis stanu faktycznego, jego ocenę w zakresie zgodności z prawem oraz zalecenia i wskazówki co do środków zaradczych, jakie należy podjąć, aby w przyszłości wyeliminować lub ograniczyć możliwość zaistnienia określonych nieprawidłowości.

Wdrożenie systemu compliance

W zależności od potrzeb, prowadzimy wdrożenia systemu compliance w zakresie podstawowym, jak i kompleksowym. W każdym przypadku wskazujemy kluczowe aspekty compliance, zapewniając organizacji działanie zgodne z prawem oraz zasadami etyki, uwzględniając ponadto wymogi właściwych norm ISO.

W procedurach wskazujemy nie tylko to, kto jest odpowiedzialny w organizacji za obszar zapewnienia zgodności, ale także wskazujemy na uprawnienia takiej osoby oraz ścieżki raportowania. W ramach wdrożenia zajmujemy się m.in. stworzeniem bądź aktualizacją i uzupełnieniem:

• systemów weryfikacji kontrahentów (dostawców / klientów);
• wewnętrznych dokumentów w zakresie etyki w biznesie (np. kodeks etyczny, procedury na wypadek konfliktu interesów);
• wewnętrznej polityki postępowania;
• optymalnych rozwiązań w zakresie ładu korporacyjnego;
• regulacji antykorupcyjnych;
• umów o zakazach konkurencji i zachowaniu poufności;
• procedur przeciwdziałania dyskryminacji;
• procedur zgłaszania naruszeń przez sygnalistów;
• procedur postępowania na wypadek kontroli organów ścigania;
• procedur zarządzania sytuacjami kryzysowymi.

Coraz częściej organizacje decydują się również na wdrożenie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie zgodnością w organizacji (CMS, Compliance Management System) lub w ograniczonym zakresie – systemów informatycznych do zarządzania zgłoszeniami o nieprawidłowościach (tzw. systemy whistleblowing’owe, systemy sygnalistów). Wspieramy Klientów w wyborze najbardziej skutecznych narzędzi.

Kompleksowe szkolenia pracowników

Podnoszenie świadomości pracowników to jeden z najważniejszych elementów skutecznego wdrożenia systemu compliance. Oferowane przez nas szkolenia są praktyczne i opierają się na analizie konkretnych przypadków. W zależności od potrzeb oferujemy zarówno krótkie szkolenia eksperckie, jak i kompleksowe szkolenia dopasowane do potrzeb organizacji.

W ramach szkoleń oferujemy m.in.:

• szkolenia i warsztaty dedykowane dla danych grup pracowników (np. zakupy, sprzedaż, dział prawny);
• szkolenia dla zarządu i wyższej kary menedżerskiej;
• szkolenia z zakresu prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających;
• warsztaty poświęcone wybranym zagadnieniom compliance (np. weryfikacja kontrahentów, przeciwdziałanie dyskryminacji);
• opracowanie planu szkoleń, dostosowanych do potrzeb organizacji.

Bieżące wsparcie działów compliance

Dobrze wdrożony system compliance wymaga regularnych przeglądów i audytów, a także aktualizacji z uwag na zmiany w prawie. Częstotliwość testowania jest uzależniona od skali i przedmiotu działalności firmy i powinna być uwzględniona w cyklu systemu compliance.

W ramach naszych usług doradczych oferujemy bieżące wsparcia w obszarze compliance. Reprezentujemy także Klientów w postępowaniach przez organami ścigania, organami administracji publicznej, w postępowaniach karnych oraz cywilnych. Doradzamy w toku kontroli wykonywanych przez organy kontrolne (tzw. dawn raids).

Outsourcing roli Compliance Officera

Outsourcing roli Compliance OfficeraSzef Zarządzania Zgodnością (Compliance Officer) powinien znaleźć się w każde strukturze organizacji. Jeżeli organizacja nie ma jeszcze Compliace Officera lub nie planuje takiej roli w swojej wewnętrznej strukturze, wówczas polecamy opcję outsourcingu.

W ramach outsourcingu funkcji Compliance Officera oferujemy m.in.:

• realizację wszystkich obowiązków wynikających z przyjętego w organizacji modelu compliance;
• obsługę bieżących tematów w zakresie zarządzania zgodnością;
• raportowanie do zarządu;
• realizację zadań wynikających z planu utrzymania zgodności.

Zgłaszanie naruszeń - sygnaliści

Kompleksowa polityka compliance wymaga również stworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing), wraz z dedykowanymi kanałami anonimowego informowania oraz regulacjami dotyczącymi przeprowadzania śledztw wewnętrznych. Zakres naszego doradztwa w tym zakresie obejmuje m.in.:

• opiniowanie przyjętych w organizacji rozwiązań dotyczących zgłaszania nieprawidłowości;
• tworzenie i wdrażanie systemów wczesnego ostrzegania (np. sygnalista, rzecznik praw pracowniczych, ombudsman, hotline) dopasowanych do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorcy;
• przyjmowanie i selekcję zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości;
• wsparcie w ocenie zgłaszanych nieprawidłowości;
• prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających (outsouring stały lub wg zlecenia);
• opracowanie planu działania w kryzysowej sytuacji i rekomendacje w zakresie środków zaradczych i naprawczych;
• wsparcie w tworzeniu materiałów na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;
• wsparcie w wyborze najbardziej skutecznych systemów informatycznych zarządzających zgłoszeniami o nieprawidłowościach (tzw. systemy whistleblowing’owe, systemy sygnalistów).

W każdym przypadku uwzględniamy wszystkie kluczowe aspekty systemu zgłaszania nieprawidłowości zapewniając Klientowi działanie w zgodzie z prawem, zasadami etyki, uwzględniając wymogi ochrony danych osobowych zgodnych z Rozporządzeniem RODO oraz norm ISO:

• ISO 37002 System Zarządzania Sygnalistami
• ISO 19011 Wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania
• ISO 37301 Systemy zarządzania zgodnością
• ISO 31000 Zarządzanie ryzykiem

Korzystamy z wieloletniego doświadczenia naszych ekspertów w zakresie audytu, Compliance, prowadzenia postępowań wyjaśniających w międzynarodowych korporacjach, podmiotach MŚP oraz w jednostkach sektora publicznego, doświadczenia w zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi, relacji z mediami i organami prowadzącymi postępowania zewnętrzne.  

Nasi eksperci są Certyfikowanymi Oficerami Compliance (Approved Compliance Officer, ACO). Jesteśmy członkami International Compliance Association w Londynie (ICA) jako Partner Strategiczny w Polsce.

Prowadzenie postępowań wyjaśniających 

Zapewniamy:

• Wsparcie w ocenie i klasyfikacji zgłoszenia
• Bezstronne i terminowe prowadzenie postępowań wyjaśniających, w tym prowadzenie przesłuchań oraz gromadzenie dowodów
• Ocenę materiału dowodowego w kontekście zgłoszonych zarzutów
• Rekomendacje działań następczych, korygujących lub dyscyplinarnych
• Udzielanie informacji zwrotnej sygnaliście na każdym etapie rozpatrywania zgłoszenia
• Zamknięcie zgłoszenia
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń

Certified Internal Investigation officer (CIIO)

Program Certified Internal Investigation Officer (CIIO) został zaprojektowany jako niezależny kurs certyfikacyjny. Program CIIO skupia się na wewnętrznych strategiach postępowania wyjaśniającego, metodach, systemach i procesach, narzędziach, etyce i ograniczeniach w ustalaniu faktów podczas prowadzenia postępowań wewnętrznych.

Uczestnicy programy CIIO poznają etapy i mechanizmy postępowania wyjaśniającego, które często decydują o udanym lub nieudanym postępowaniu. W trakcie programu kandydaci dowiedzą się, z jakich technik korzystać w celu prowadzenia odpowiednich i skutecznych postępowań wyjaśniających. Prowadzący przedstawią rzeczywiste scenariusze, podkreślające aspekty etyczne i prawne oraz potencjalne konsekwencje związane z prowadzeniem postępowań wewnętrznych. Szkolenie kończy się egzaminem certyfikującym.

Wprowadzenie Systemu compliance w organizacji jest procesem, który w efekcie przynosi wymierne korzyści. Obniża możliwość wystąpienia ryzyka sankcji np. finansowych dla członków organów zarządzających, a także chroni przed utratą reputacji. Ugruntowana kultura compliance to w perspektywie długofalowej umocnienie wizerunku przedsiębiorstwa na rynku i podwyższenie jego wartości. To także zysk w postaci lojalności partnerów biznesowych i pracowników, przekładający się na zwiększoną sprzedaż, a w konsekwencji na przewagę konkurencyjną.