Rola Compliance Officer’a w Polsce ma relatywnie niedługą historię. Niemniej, jej istotność jest zauważalna nie tylko w dużych, międzynarodowych organizacjach. Coraz więcej osób zajmujących się zgodnością (compliance) w rozmowach z nami przyznaje się do wyczerpania lub nawet wypalenia zawodowego. Jakie są tego główne powody? O tym w poniższym wpisie.
Znalezienie mechanizmów radzenia sobie z wyzwaniami są uzależnione od wielu czynników, w tym m.in. kompetencji, osobowości, doświadczenia czy podejścia do pracy. W nieustannie zmieniającym się środowisku prawno-gospodarczym, nadążanie za zmieniającymi się przepisami, wymogami czy wytycznymi są wskazywane jako jedno z najtrudniejszych zadań ekspertów ds. zgodności.
Stale rośnie liczba przepisów i obowiązków, którymi specjaliści ds. zgodności mają zarządzać. Ponadto niektórym ekspertom ds. zgodności brakuje wsparcia ze strony kierownictwa (tzw. tone from the top).
3 powody wypalenia zawodowego Compliance Officer’a
Dlaczego obciążenie związane z przestrzeganiem przepisów tak bardzo wzrosło w ostatnich latach? A co organizacje mogą zrobić, aby zapobiec wypaleniu i zatrzymać ekspertów ds. zgodności? Istnieje wiele czynników, które przyczyniają się do postępującego wyczerpania, a nawet wypalenia zawodowego Compliance Officer’a.
Poniżej trzy, o których słyszymy najczęściej w ramach wsparcia oferowanego biznesowi. Warto być na nie wyczulonym i znajdować strategie aby skutecznie sobie z nimi radzić.
Przypisanie odpowiedzialności za naruszenia poza kontrolą Compliance Officer’a
Compliance Officer jest co do zasady odpowiedzialny za zapewnienie wszystkich aspektów zgodności, w tym za uzyskanie wymaganych certyfikatów, składanie odpowiednich raportów, czy zapewnienie, że firma przejdzie wymagane audyty.
Tradycyjne podejścia do zapewnienia zgodności nie zapewniają jednak Compliance Officer’owi zbyt dużej kontroli nad tym, czy kontrole następcze są w rzeczywistości wdrażane.
Coraz częściej w dobrze działających systemach Compliance, role Compliance Officera, Risk Managera (eksperta ds. oceny ryzyka) oraz Internal Audit (wewnętrznej kontroli/audytu) są ze sobą integralnie powiązane. Gdy zostaną odpowiednio zidentyfikowane ryzyka, później właściwie wdrożone procesy i prodecury, które są następnie regularnie kontrolowane to prawdopodobieństwo naruszenia jest odpowiednio zmniejszone. A z pewnością również odpowiedzialność za zapewnienie zgodności nie ciąży jedynie na barkach Compliance Officer’a, a wspólnie łączy wskazane trzy role.
Postrzeganie roli compliance jako obciążenie w organizacji
Compliance Officer może mieć trudności z uznaniem go za wsparcie w budowaniu organizacji, gdy działania zgodnościowe są postrzegane jako obciążenie, bez wymiernych i widocznych korzyści. Współpracownicy, szefowie innych działów, czy też kierownictwo mogą postrzegać wymagania dotyczące zgodności jako zwiększające ich obciążenie pracą, zbędną biurokrację lub „typowo” prawniczo-zgodnościowy formalizm.
Utrzymanie wymogów, a jednocześnie oczekiwanie zmniejszenie nakładu pracy związanej z zapewnieniem zgodności to częste pole „tarć” między ekspertami ds. zgodności a szefami innych działów lub kierownictwem.
Pomocne dla Compliance Officer’a może być wdrożenie automatyzacji, która odciąży pracowników organizacji, a jednocześnie skroi na miarę i dostosuje wymagania związane ze zgodnością do potrzeb innych działów.
Brak wsparcia ze strony kierownictwa
Compliance Officer’owie często uważają, że mają niewielką kontrolę nad kwestiami, za które ponoszą odpowiedzialność oraz że nie dysponują odpowiednimi zasobami (w tym finansowymi) na wykonywanie swoich obowiązków.
Truizmem byłoby stwierdzenie, że im wyżej w organizacji jest posadowiona rola Compliance Officera tym potencjalnie krótsza i łatwiejsza ścieżka do serc i umysłów kierownictwa. Jednak bez konkretnych mierników, nawet najwyżej umiejscowiona rola działu zgodności może mieć wyzwania z uzyskaniem wsparcia kierownictwa.
Zarządy, kierownictwo i liderzy organizacji zazwyczaj czytają i mówią w czterech językach: liczb, odpowiedzialności, reputacji i zaangażowania pracowników.
Zatem warto nauczyć się mówić i czytać w tych „językach”. Kwantyfikować ryzyko, szacować odpowiedzialność, przeliczać (na ile możliwe) utratę reputacji, wyceniać utratę talentów. Pozwoli to kierownictwu właściwie ustalić priorytety i zrozumieć, gdzie i jak należy alokować zasoby.
5 skutecznych sposobów zmniejszenia ryzyka wypalenia zawodowego Compliance Officer’a
Powyżej wskazaliśmy najczęstsze wyzwania i powody wyczerpania (wypalenia) Compliance Officer’a. W praktyce jest ich dużo więcej, w każdym wypadku dzielimy się 5 skutecznymi sposobami na zmniejszenie ryzyka wypalenia:
- Doskonal „cztery języki” kierownictwa: liczb, odpowiedzialności, reputacji i zaangażowania pracowników.
- Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zgodnością: Oprogramowanie do zarządzania zgodnością może być niezwykle skutecznym i wygodnym narzędziem wspierającym procesy w organizacji. Oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu procesami komunikacji, monitorowania i dokumentowania odpowiednich działań wdrażających, czy kontrolujących.
- Outsourcing: Jeśli Ty lub Twój zespół jest przeciążony, możesz rozważyć outsourcing konkretnych zadań lub obowiązków.
- Komitet ds. compliance: Mniejsze organizacje mogą rozważyć utworzenie komitetu ds. zgodności z innymi członkami zespołu zarządzającego. Taki komitet sprawia, że ciężar zgodności jest bardziej wysiłkiem zespołowym niż wyłączną odpowiedzialnością jednego pracownika.
- Networking. Dowiedz się, jak zbudować profesjonalną sieć/network , która daj ci „supermoc”. Poznaj i stosuj praktyczne, codzienne mini-wskazówki, które pozwolą ci utrzymać równowagę i cieszyć się tym, co robisz
Uważasz, że artykuł jest pomocny? Podziel się nim dalej!
