Bez planu, wewnętrzne postępowanie wyjaśniające będzie nieefektywne. Źle zaplanowane postępowanie może okazać się gorsze niż nieprzeprowadzenie postępowania w ogóle.
Postępowanie wyjaśniające powinno być zaplanowane tak, aby było skuteczne i właściwie przeprowadzone.
Kompletny plan powinien obejmować zarys problemu, opracowanie listy świadków, źródła informacji i dowodów, pytania na przesłuchanie mające na celu uzyskanie kluczowych informacji i szczegółów oraz proces przechowywania dokumentacji (np. notatki z przesłuchania i wiadomości e-mail, które mogłyby być traktowane jako dowód). Dobry plan postępowania wyjaśniającego pozwoli uniknąć ponownych, zbędnych przesłuchań.
Plan postępowania wyjaśniającego
Oceń zarzut naruszenia
- Źródło, wiarygodność i zarzuty
- Ustal, czy konieczne jest postępowanie wyjaśniające
- Przydziel prowadzącego/-cych postępowanie Audytor wewnętrzny, Compliance Officer, radca prawny (wewnętrzny lub zewnętrzny), HR, inny? O metodologii wyboru prowadzącego postępowanie pisaliśmy w Sygnalista - postępowanie wyjaśniające (1) - Kto prowadzi śledztwo
- Ustal, czy potrzebujesz ekspertów zewnętrznych (np. detektywów, specjalistów określonej dziedziny)
- Upewnij się, że prowadzący mają odpowiedni zestaw umiejętności, w tym umiejętności prowadzenia rozmów wyjaśniających
- Upewnij się, że prowadzący są niezależni i bezstronni - tu pisaliśmy o unikaniu stronniczości i uprzedzeń
Przygotuj się przed postępowaniem wyjaśniającym
- Określ zakres postępowania wyjaśniającego
- Określ metodę (metody) zbierania informacji
- Ustal zasady i protokół postępowania oraz podział zadań i obowiązków
- Określ zasady współpracy z podmiotami zewnętrznymi
- Ustal budżet jakim dysponujesz na ekspertów zewnętrznych
- Określ wszelkie dokumenty niezbędne do wsparcia postępowania
- Ustal, kto zostanie przesłuchany
- Przygotuj harmonogram i pytania na rozmowę kwalifikacyjną.
- Określ, w jakim stopniu możesz i w jaki sposób zachowasz poufność informacji.
Zastanów się, jak zachować przywilej tajemnicy radcowskiej (adwokackiej)
Przeprowadź postępowanie wyjaśniające
- Stwórz chronologię faktów
- Zachowaj porządek i jak najlepiej wykorzystuj dokumenty
- Opracuj wnioski i sporządź raport z postępowania
- Upewnij się, że odpowiednie działania korygujące zostaną wprowadzone w życie
- Poinformuj sygnalistę (jeśli znany), że podjęto działania następcze
- Chroń osoby zaangażowane przed odwetem
Podpowiedzi dobrych praktyk w postępowaniu wyjaśniającym
Upewnij się, że zgłaszane naruszenie ustało
- Czy naruszenie jest kontynuowane? Jeśli tak, wstrzymaj je natychmiast.
- Sprawdź inne oddziały, regiony, w których działa Twoja firma, a nie tylko te, w których występuje bieżące naruszenie, aby upewnić się, że naruszenie nie jest rozpowszechnione.
Poszukaj czerwonych flag
- np. Twój najlepszy i najbardziej kompetentny sprzedawca zwiększył czas i zaagnażowanie podwykonawców do zadań, o których wiesz, że może wykonać samodzielnie
- np. co się stanie, jeśli pracownicy dokonujący naruszeń są tzw. senior executives, generują największe źródła przychodów lub masz z nimi bliskie relacje osobiste?
Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów w FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.
