Bez planu, wewnętrzne postępowanie wyjaśniające będzie nieefektywne. Źle zaplanowane postępowanie może okazać się gorsze niż nieprzeprowadzenie postępowania w ogóle.

Postępowanie wyjaśniające powinno być zaplanowane tak, aby było skuteczne i właściwie przeprowadzone.

Kompletny plan powinien obejmować zarys problemu, opracowanie listy świadków, źródła informacji i dowodów, pytania na przesłuchanie mające na celu uzyskanie kluczowych informacji i szczegółów oraz proces przechowywania dokumentacji (np. notatki z przesłuchania i wiadomości e-mail, które mogłyby być traktowane jako dowód). Dobry plan postępowania wyjaśniającego pozwoli uniknąć ponownych, zbędnych przesłuchań.

Plan postępowania wyjaśniającego

Oceń zarzut naruszenia 

  • Źródło, wiarygodność i zarzuty
  • Ustal, czy konieczne jest postępowanie wyjaśniające
  • Przydziel prowadzącego/-cych postępowanie Audytor wewnętrzny, Compliance Officer, radca prawny (wewnętrzny lub zewnętrzny), HR, inny? O metodologii wyboru prowadzącego postępowanie pisaliśmy w Sygnalista - postępowanie wyjaśniające (1) - Kto prowadzi śledztwo
  • Ustal, czy potrzebujesz ekspertów zewnętrznych (np. detektywów, specjalistów określonej dziedziny)
  • Upewnij się, że prowadzący mają odpowiedni zestaw umiejętności, w tym umiejętności prowadzenia rozmów wyjaśniających
  • Upewnij się, że prowadzący są niezależni i bezstronni - tu pisaliśmy o unikaniu stronniczości i uprzedzeń 

Przygotuj się przed postępowaniem wyjaśniającym

  • Określ zakres postępowania wyjaśniającego
  • Określ metodę (metody) zbierania informacji
  • Ustal zasady i protokół postępowania oraz podział zadań i obowiązków
  • Określ zasady współpracy z podmiotami zewnętrznymi
  • Ustal budżet jakim dysponujesz na ekspertów zewnętrznych
  • Określ wszelkie dokumenty niezbędne do wsparcia postępowania
  • Ustal, kto zostanie przesłuchany
  • Przygotuj harmonogram i pytania na rozmowę kwalifikacyjną.
  • Określ, w jakim stopniu możesz i w jaki sposób zachowasz poufność informacji.

Zastanów się, jak zachować przywilej tajemnicy radcowskiej (adwokackiej)

Przeprowadź postępowanie wyjaśniające

  • Stwórz chronologię faktów
  • Zachowaj porządek i jak najlepiej wykorzystuj dokumenty
  • Opracuj wnioski i sporządź raport z postępowania
  • Upewnij się, że odpowiednie działania korygujące zostaną wprowadzone w życie
  • Poinformuj sygnalistę (jeśli znany), że podjęto działania następcze
  • Chroń osoby zaangażowane przed odwetem

Podpowiedzi dobrych praktyk w postępowaniu wyjaśniającym

Upewnij się, że zgłaszane naruszenie ustało

  • Czy naruszenie jest kontynuowane? Jeśli tak, wstrzymaj je natychmiast.
  • Sprawdź inne oddziały, regiony, w których działa Twoja firma, a nie tylko te, w których występuje bieżące naruszenie, aby upewnić się, że naruszenie nie jest rozpowszechnione.

Poszukaj czerwonych flag

  • np. Twój najlepszy i najbardziej kompetentny sprzedawca zwiększył czas i zaagnażowanie podwykonawców do zadań, o których wiesz, że może wykonać samodzielnie
  • np. co się stanie, jeśli pracownicy dokonujący naruszeń są tzw. senior executives, generują największe źródła przychodów lub masz z nimi bliskie relacje osobiste?

Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów w FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.

kompas 01

Czy zainteresował Ciebie ten temat?

Skutecznie doradzaliśmy wielu Klientom w tym obszarze prawnym - pomożemy również Tobie!

Skontaktuj się już teraz, aby uzyskać więcej informacji i umówić się z prawnikiem: