Przedstawiamy kolejny artykuł z cyklu poświęconego wewnętrznym postępowaniom wyjaśniającym. Poruszymy temat prowadzenia rozmów wyjaśniających, który z doświadczenia zauważamy wywołuje najwięcej emocji – zarówno wśród przesłuchiwanych, jak i prowadzących postępowanie wyjaśniające.
Po wybraniu odpowiedniej osoby do prowadzenia postępowania wyjaśniającego (wewnętrznie lub zewnętrznie), opracowaniu planu postępowania, można przystąpić do przeprowadzania rozmów wyjaśniających.
Rozmowy wyjaśniające są postrzegane (i słusznie) jako jeden z najtrudniejszych elementów prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Wymagają nie tylko doskonałych umiejętności w budowaniu atmosfery sprzyjającej pozyskaniu informacji w dość jednak stresujących okolicznościach dla rozmówcy, ale również precyzji, podejścia procesowego i analitycznego. Dobrzy prowadzący rozmowy wyjaśniające są połączeniem HR i prawnika. Bardzo dobrzy prowadzący są jednocześnie HR-owcami, prawnikami i psychologami. A doskonali potrafią również zapewnić zespołowi w trakcie rozmów pełne zaplecze administracyjno-techniczne.
Prowadzący postępowanie powinien poinformować zaangażowane osoby o samym fakcie prowadzenia postępowania i wyjaśnić proces prowadzenia rozmów wyjaśniających. Bardzo istotne jest zwrócenie uwagi na poufność na niemal każdym kroku prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Bezstronność i planowanie postępowania wyjaśniającego
W jednym z poprzednich artykułów mówiliśmy o konieczności zachowania bezstronności i unikania uprzedzeń w trakcie prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Prowadzący postępowanie powinien dołożyć wysiłku, aby unikać nakierowywania postępowania oraz rozmów wyjaśniających w jakimkolwiek kierunku. Nie powinien przedstawiać swojej opinii, sugerować odpowiedzi czy możliwych wariantów prowadzenia postępowania – to mogłoby nie tylko wpłynąć na podważenie jego wiarygodności i bezstronności, ale i całego postępowania. Zatem obiektywizm to jeden z warunków sukcesu każdej rozmowy wyjaśniającej.
Na etapie planowania postępowania, prowadzący powinni już określić z kim prowadzą rozmowy (choć to może dynamicznie się zmieniać) i jaka powinna być kolejność prowadzenia rozmów. Ustalenie kolejności nie można przecenić – może dać nam dużą przewagę w ustalaniu faktów, lub może pogrążyć tok prowadzonego postępowania.
Przygotowanie, planowanie i jeszcze raz przygotowanie.
Planowanie postępowania wyjaśniającego to klucz do sukcesu. Prowadząc rozmowy, zaczynam od elementarza i zaplanowania miejsca już po wybraniu lokalizacji: jak są rozstawione biurka i krzesła – ja zazwyczaj nie lubię mieć zbędnej bariery między sobą a rozmówcą w postaci stołu, ale to jest mocno indywidualne. Czy temperatura pomieszczenia jest odpowiednia, czy żaluzje działają, czy jest woda, papier i długopis dla rozmówcy. Mimo, że zawodowo zajmuję się prowadzeniem postępowań ponad 15 lat, nieustannie i zawsze robię taki „cross-check” samodzielnie. Tak, jak pilot sprawdza samolot samodzielnie przed startem.
W zależności od poziomu doświadczenia, warto spisać okoliczności o które chcemy rozpytać, albo mieć dosłownie listę pytań. Rozmowa rzadko idzie pytanie po pytaniu, ale przygotowuje zazwyczaj mniej doświadczonego prowadzącego do tego, jak może się potoczyć, w jaki sposób formułować pytania, o co dopytać.
Należy odpowiednio zaplanować robienie notatek, to duży temat organizacyjny do zaplanowania zawczasu. W określonych przypadkach można szukać niespójności poprzez poproszenie rozmówcy o zapisanie tego, co się stało. Może zdarzyć się tak, że istnieje rozbieżność między tym, co rozmówca jest skłonny napisać, a tym, co powiedział podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Praktyczne podstawowe wskazówki w trakcie prowadzenia rozmów wyjaśniających.
- Określ listę osób, z którymi będziesz prowadzić rozmowy oraz ich kolejność.
- Wyraźnie wyartykułuj oczekiwanie w zakresie zachowania rozmowy i informacji nt. prowadzonego postępowania w pełnej poufności.
- Idealnie byłoby, gdyby kilku pracownikom zadano podobne pytania, aby umożliwić obiektywne porównanie wypowiedzi każdego z nich.
- Przeprowadzaj rozmowy w obecności co najmniej dwóch prowadzących, jeden prowadzi rozmowę, a drugi robi notatki.
- Przygotuj pytania i okoliczności do ustalenia, możesz wcześniej zrobić burzę mózgu z zespołem (jeśli jest większy), zapewni to uwzględnienie wszystkich perspektyw.
- Ustal czy zewnętrzny prawnik powinien być zaangażowany, aby zapewnić przywilej radcowsko-adwokacki.
- Skup się na rozmówcy. To nie czas na przeglądanie telefonu i rysowanie kółek w notesie. Nie odpływaj myślami. Obserwuj rozmówcę i notuj wszelkie reakcje, które uznajesz za warte odnotowania.
- Koontroluj emocje, swoje i rozmówców.
- Ustal wymagania, jakim muszą stawić pytania, aby uniknąć zarzutu stronniczości lub naruszenia odpowiednich przepisów.
- Rozważ kwestie samooskarżenia, dyskryminacji, prawa do prywatności, ochrony danych osobowych, przywilejów, wymogów regulacyjnych czy poufności.
- Ustal w jaki sposób należy dokumentować rozmowy wyjaśniające. Czy powinny być rejestrowane lub zapisywane jako raporty czy podpisane oświadczenia. Sprawdź, czy wymagany jest podpis rozmówcy.
- Sprawdź, czy istnieje potrzeba poinformowania o: prawie do korzystania z wsparcia prawnego, lub obecności innych osób, ograniczonego oczekiwania w zakresie poufności, konsekwencji udzielenia wprowadzających w błąd lub nieprawdziwych odpowiedzi.
- Ustal czy istnieje potrzeba zaangażowania związku zawodowego, przedstawiciela pracowników lub rady zakładowej. Rozważ prawa i celowość reprezentacji prawnej.
- Określ, czy należy poinformować wewnętrznego inspektora ochrony danych osobowych.
Skuteczne przeprowadzenie rozmów w trakcie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego może stanowić o jego wyniku i efekcie. Umiejętność prawidłowego prowadzenia rozmów to wynik doświadczenia, praktyki i nieustannego wyciągania wniosków z każdego potknięcia (takie się zdarzają każdemu, bez obaw).
Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów w FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.
