Przedstawiamy drugi artykuł z cyklu poświęconego wewnętrznym postępowaniom wyjaśniającym. Dziś o tym czym jest tzw. „bias” – stronniczość lub uprzedzenia w prowadzeniu postępowania.
Postępowanie wyjaśniające w miejscu pracy powinno być bezstronnym poszukiwaniem faktów dotyczących tego, czego dotyczy zgłoszenie lub powzięta o nieprawidłowości informacja. W rzeczywistości osoby, które prowadzą postępowania wyjaśniające, są podatni zarówno na świadome, jak i nieświadome uprzedzenia. Świadomość tego, w jaki sposób ukryte uprzedzenia mogą wpłynąć na postępowania wyjaśniające w miejscu pracy, ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celu, jakim jest poznanie faktów dotyczących danego postępowania.
Nie jestem stronniczy!
Gdyby zapytać, większość ludzi stanowczo zaprzeczy, że są stronniczy. Prowadzący postępowania wyjaśniające są szczególnie wyczuleniu na swoje bezstronne podejście do prowadzonych postępowań. Prawda jest jednak taka, że wszyscy mamy uprzedzenia (ang. bias) – i mogą one subtelnie ingerować w wynik postępowania wyjaśniającego w miejscu pracy. Rozpoznanie faktu, że prowadzący lub uczestnik postępowania wyjaśniającego mogą mieć ukryte uprzedzenia, jest pierwszym krokiem do zapewnienia, że nie mają one wpływu na wynik postępowania.
Błąd powiązania
Jednym z rodzajów ukrytego uprzedzenia jest tzw. "błąd powiązania". Niezależnie od tego, czy jesteśmy ich świadomi, czy nie, wszyscy mamy uprzedzenia związane z tzw. powiązaniem. Błąd powiązania odnosi się do tendencji do lepszego porozumiewania się lub odnoszenia się do ludzi, którzy są podobni do nas. Innymi słowy, im więcej mamy z kimś wspólnego, tym bardziej prawdopodobne jest, że możemy się z nim „powiązać”. Punktów styku w tzw. „powiązaniu” może być bardzo wiele, np. podobna sytuacja rodzinna, podobne pochodzenie społeczno-ekonomiczne, ten sam uniwersytet czy szkoły, itp. Te wspólne punkty odniesienia, często tworzą tzw. ukryte uprzedzenie. To z kolei może wpłynąć na postępowanie wyjaśniające w miejscu pracy na kilka sposobów. Błąd powiązania może bezpośrednio wpływać na sposób interakcji ze zgłaszającym naruszenie lub świadkiem. Im bardziej jesteśmy „powiązani” z rozmówcą, tym bardziej czujemy się komfortowo. W związku z tym możemy być bardziej skłonni postrzegać ich jako uczciwych i uważać ich oświadczenia za wiarygodne. Możemy także spędzić więcej czasu na rozmowie z nimi, ponieważ jest to naturalne i łatwe. I odwrotnie, można spieszyć się w rozmowie z kimś, z kim mamy niewiele wspólnego i możemy podświadomie postrzegać go jako mniej wiarygodnego.
Błąd potwierdzenia
Drugi rodzaj ukrytego uprzedzenia, to tzw. błąd potwierdzenia. Jest również czymś, co wszyscy robimy, nie zdając sobie z tego sprawy. Dla prowadzącego postępowanie wyjaśniające może to prowadzić jednak do katastrofalnych rezultatów. Błąd potwierdzenia występuje, gdy opracowujemy hipotezę, a następnie patrzymy na dowody w świetle, które pomagają potwierdzić tę hipotezę. Na przykład, jeśli prowadzimy postępowanie wyjaśniające w zakresie zmowy przetargowej, a zgłoszenie rzuca bardzo negatywne światło na domniemanego sprawcę, możemy nieświadomie rozpocząć dochodzenie w poszukiwaniu jedynie dowodów na to, że zaangażował się w taką zmowę. Zadaniem prowadzącego postępowanie jest jednak zebranie i ocena wszystkich dowodów, z których można wyciągnąć obiektywne wnioski.
Stronniczość kulturowa
Założenia dotyczące motywacji i wpływów, które opierają się na naszej soczewce kulturowej (na spektrum etnocentryczności lub kulturowej teorii względności), tworzą stronniczość kulturową. Etnocentryzm to osądzanie innej kultury wyłącznie na podstawie wartości i standardów własnej kultury. Relatywizm kulturowy jest zasadą, że przekonania i działania jednostki powinny być rozumiane przez innych w kategoriach własnej kultury tej osoby. Aby zminimalizować uprzedzenia kulturowe, prowadzący postępowania wyjaśniające powinni dążyć do do relatywizmu kulturowego, okazując bezwarunkowy pozytywny szacunek i będąc świadomym własnych założeń kulturowych. Podobnie jak inne aspekty stronniczości, całkowity relatywizm kulturowy nigdy nie jest w 100 procentach osiągalny.
Błąd kolejności pytań
Jedno pytanie może wpływać na odpowiedzi na kolejne pytania, tworząc tzw. błąd kolejności pytań. Rozmówcy mogą przygotowani odpowiednimi wyrażeniami czy też odpowiednimi pytaniami przedstawionymi w sposób, który wpływa na ich myśli, uczucia i postawy w kolejnych pytaniach. Na przykład, jeśli rozmówca oceni prawdopodobieństwo określonego zdarzenia w miejscu pracy na 10, a następnie zostanie poproszony o ocenę innego zdarzenia, dokona oceny w skali do 10, której właśnie podał. Podczas gdy stronniczość kolejności pytań jest czasami nieunikniona, zadawanie ogólnych pytań przed konkretnymi, niesugerującymi przed wspomaganymi informacjami dodatkowymi, pozytywnymi przed negatywnymi pomaga minimalizować stronniczość.
Pytania sugerujące
To innymi słowy wkładanie słów w usta rozmówcy i chociaż pytania sugerujące same w sobie nie są rodzajami uprzedzeń, to w efekcie prowadzą do stronniczości lub są wynikiem stronniczości. Prowadzący postępowania wyjaśniające robią to, ponieważ próbują potwierdzić przyjęte założenie, lub zbudować relację.
Efekt aureoli (lub efekt halo)
Ludzie mają tendencję do postrzegania czegoś lub kogoś w określonym świetle z powodu jednego, pozytywnego atrybutu. Istnieje wiele przyczyn efektu halo i prowadzący postępowanie wyjaśniające powinni nieustannie mieć na uwadze czy rozmówca nie próbuje stosować tzw. efekt lustra – czyli odpowiadać tak, jak prowadzący by sobie tego życzył - a nie koniecznie tak, jak rozmówca chce odpowiedzieć.
Zapobieganie ukrytym uprzedzeniom w postępowaniu wyjaśniającym
Błędy stronniczości mogą negatywnie wpłynąć na wewnętrzne postępowanie wyjaśniające. Uznanie, że wszyscy mamy te uprzedzenia, jest pierwszym krokiem do ograniczenie ich wpływu na prowadzone postępowanie. W dalszej kolejności, prowadzący postępowania wyjaśniające powinni mieć chwile auto-refleksji nad sposobem prowadzenia oraz postrzegania prowadzonych działań. Wyłapanie sytuacji nieuświadomionej stronniczości nie jest łatwe, ale jest możliwe - to trening podobny do pompek lub innych wyzwań. Na początku może być morderczo, z czasem nabiera się wprawy.
Warto również skorzystać z poniższych wskazówek:
- Określ swojego rozmówcę przed rozmową. Określ rozmówcę pod kątem błędu powiązania. Jeśli wydaje się, że macie ze sobą wiele wspólnego, pamiętaj, że może to wpłynąć na twoją wiarygodność. Jeśli macie ze sobą niewiele wspólnego, podejmij świadomy wysiłek, aby znaleźć wspólną płaszczyznę i aby nie spieszyć się w trakcie rozmowy.
- W razie potrzeby poproś o pomoc. Jeśli obawiasz się, że Twoje powiązania mogą negatywnie wpłynąć na prowadzoną rozmowę i jeśli jest to możliwe - poproś kogoś innego o przeprowadzenie rozmowy. Podobnie, poproś inną osobę uczestniczącą w postępowaniu wyjaśniającym, aby przejrzał Twoje notatki i akta postępowania, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że Twoje osobiste uprzedzenia ubarwiają dowody.
- Unikaj tworzenia przedwczesnych założeń. Łatwiej to powiedzieć niż zrobić! Jednak staraj się jednak nie tworzyć teorii lub założeń na wczesnym etapie prowadzonego postępowania, ponieważ może to prowadzić do błędu potwierdzenia.
- Skorzystaj z pomocy ekspertów. Pomogą Ci zinterpretować skomplikowane informacje lub dane w bardziej obiektywny sposób. Może to obejmować konieczność zaangażowania specjalistów branży IT, finansowych lub innych ekspertów w danej dziedzinie.
- Spróbuj obalić swoją teorię. W miarę rozwoju postępowania co jakiś czas staraj się, odgrywać rolę adwokata diabła. Kiedy masz wrażenie, że prowadzone postępowanie już prowadzi do konkluzji, spróbuj obalić ten wniosek. Jeśli nie możesz obalić swojej teorii roboczej, prawdopodobnie jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia właściwego wniosku.
Jak zewnętrzny prowadzący postępowanie może pomóc?
Wybór odpowiedniej osoby prowadzącej postępowanie wyjaśniającej jest niezbędne do przeprowadzenia właściwego procesu wyjaśniania nieprawidłowości w miejscu pracy. Istotne jest aby postępowanie było wolne od postrzeganych lub rzeczywistych uprzedzeń. Osoby z wewnątrz organizacji mogą mieć trudności z ignorowaniem posiadanych informacji o danej sytuacji lub o zaangażowanych stronach. Osoby z zewnątrz mają tę zaletę, że są w stanie zaoferować nie tylko wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających, ale co bardzo ważne, są w stanie zapewnić dużo bardziej bezstronną, neutralną perspektywę.
Zewnętrzni eksperci są zazwyczaj przeszkoleni, aby w procesie ustalania faktów polegać na procesie i dowodach. Dobry zewnętrzny śledczy nie jest obciążony "bagażem" powiązań i potrafi unikać gromadzenia nieistotnych informacji o stronach zaangażowanych w dane zgłoszenie nieprawidłowości. Pozwala to zmniejszyć ryzyko wpływu stronniczości lub jakiekolwiek z góry przyjętej hipotezy na ocenę konkretnego zgłoszenia.
Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów w FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.
