Wiele organizacji zmaga się tym, w jaki sposób skutecznie prowadzić postępowania wyjaśniające wszczęte na skutek zgłoszenia określonej nieprawidłowości. O ile zgłoszenia, które są zgłoszone przez osoby, które przedstawiają swoje dane osobowe wydają się (niejednokrotnie pozornie) prostsze do prowadzenia, to zgłoszenia anonimowe niemal zawsze stanowią wyzwanie. Organizacje, która zezwalają lub zachęcają do anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, powinny wiedzieć jak sobie z nimi radzić.
Zgłoszenia anonimowe
Wiążą się z nimi poważne wyzwania, o których szczególnie specjaliści HR lub compliance muszą być świadomi. Dlaczego te dwie funkcje? Bo to do nich wpływają w większości anonimowe zgłoszenia w pierwszej kolejności. To powiedziawszy, nie wszyscy specjaliści HR lub compliance ukończyli studia prawnicze, a nawet najbardziej utalentowani samoucy mogą mieć problemy z uchwyceniem niuansów tego, co jest istotne z prawnego punktu widzenia. Nawet jeśli skarga jest anonimowa – to znaczy, że nie jest możliwa identyfikacja osoby, która złożyła zgłoszenie – zwykle nadal istnieje sposób działania, który warto rozważyć i podjąć.
Ten post ma na celu dostarczenie podpowiedzi na temat tego, co może być uzasadnione w odpowiedzi na anonimowe zgłoszenie. Zgłoszenia anonimowe mogą przyjąć kilka postaci i o nich poniżej.
Anonimowe zgłoszenie, które zawierają fakty
Czasami bezpośredni przełożony lub dział HR otrzymuje "zgłoszenie oparte na faktach". W takim przypadku zgłoszenie często zawiera konkretne nazwiska, daty, narrację o tym, co się stało, a czasem listę świadków. Odpowiadając na tego typu zgłoszenia, pracodawcy, co do zasady, powinni przeprowadzić terminowe, bezstronne dochodzenie w sprawie okoliczności danego zgłoszenia. Warto przeprowadzić rozmowę wyjaśniającą z domniemanym naruszycielem, a także innymi świadkami, a następnie należy podjąć odpowiednie działania w oparciu o fakty, które zostaną ujawnione.
Szybkie podjęcie postępowania wyjaśniającego (i dalszego działania w stosownych przypadkach), nie tylko pomaga zminimalizować lub ewentualnie uniknąć potencjalnej odpowiedzialności prawnej. Pozwala także na zbudowanie zaufania, demonstrując organizacji, że firma poważnie traktuje zgłoszenia anonimowe.
Anonimowe skargi z wybiórczymi faktami
Może się też tak zdarzyć, że dział HR może otrzymać "anonimowe zgłoszenie z pewnymi faktami". W przypadku tego typu zgłoszenia osoba składająca zgłoszenie również zazwyczaj się nie ujawnia. Niemniej samo zgłoszenie może dostarczyć pewnych informacji na temat domniemanego naruszenia. Na przykład może opisywać inne zaangażowane osoby (np. "widziałem, jak X wymuszał pracę w nadgodzinach lub poświadczanie nieprawdy”) lub zawierać inne szczegóły, takie jak konkretne lokalizacje (np. "w korytarzu przy kawiarce") lub daty i godziny (np. "w ostatnią środę po południu").
W takim przypadku warto przeanalizować zgłoszenie, aby ocenić czy ma ono uzasadnione podstawy do wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Jeśli zgłoszenie zawiera konkretne nazwiska, należy przeprowadzić rozmowy z tymi osobami. Jeśli znana jest rzekoma data i lokalizacja, można ustalić, czy byli jacyś potencjalni świadkowie, których można przesłuchać. W niektórych przypadkach fakty zawarte w anonimowym zgłoszeniu mogą być na tyle szczegółowe, że dział HR może ustalić osobę zgłaszającą. W takim przypadku rozmowa ze zgłaszającym może być punktem wyjścia.
Anonimowe zgłoszenia bez jakichkolwiek faktów
Często najtrudniejszym i najbardziej frustrującym zgłoszeniem, jakie może otrzymać bezpośredni przełożony lub dział HR, jest anonimowe zgłoszenie, w której zgłaszający nie został zidentyfikowany, a zgłoszenie jest ogólne, niejasne i pozbawione jakichkolwiek informacji, które można próbować zweryfikować. Przykładami tych zgłoszeń są pisemne zarzuty, takie jak "menedżerowie tutaj sprawiają, że pracownicy czują się niekomfortowo", "to miejsce jest wrogim środowiskiem pracy" lub "jeśli mój szef nie zostawi mnie w spokoju i nie przestanie ze mną flirtować, pozwę tę firmę!"
W takim przypadku pracownicy odpowiedzialni za rozpatrywanie zgłoszeń mogą mieć wiele wątpliwości. Z jednej strony wiedzą, że moga mieć obowiązek zbadać sprawę, ale z drugiej strony mogą się zastanawiać co z takim zgłoszeniem zrobić? Prawnik danej organizacji może zasugerować, że nie potrzeba nic więcej niż zrejestrować zgłoszenie. Sczególnie jeśli skarga jest tak niejasna, że żadna rozsądna osoba nie byłaby w stanie podjąć działań w związku z dostarczonymi informacjami.
Ale kiedy anonimowe skargi nie są odosobnione, gdy zaczynają się kumulować pod względem częstotliwości i charakteru, stając się oznaką większego problemu – prawdopodobnie warto podjąć określone działania. Proaktywne działania mogą obejmować czynności takie jak szkolenia w całej firmie lub pseudoanonimowe ankiety czy też badanie kulturowe w celu ustalenia, czy problem dotyczy całej organizacji czy określonego działu. Gdy będzie zauważalny pewien trend, który nie tylko wybrzmi z ankiet lub badania, ale jeszcze zostanie formalnie zgłoszony przez jednego lub wielu pracowników, wówczas rozsądne będzie przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Reagowanie na anonimowe zgłoszenia: Co robić, a czego nie robić?
Jeśli organizacja otrzyma anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości, ważne jest, aby zachować spokój i obiektywnie się mu przejrzeć, niezależnie od tego, jak absurdalne mogą wydawać się oskarżenia. Zalecamy zbadanie zgłoszenia, w rozsądnym i możliwym zakresie, biorąc pod uwagę otrzymane informacje. Poniżej prezentujemy dobre praktyki, o których należy pamiętać:
Co należy robić:
- Ustalić, czy postępowanie wyjaśniające jest uzasadnione lub możliwe. Niektóre zgłoszenia nie będą wymagały dochodzenia, a niektóre mogą nawet nie wymagać dalszych działań (np. konflikty personalne, skargi dotyczące marki kawy w kuchni).
- O ile uzasadnione, rozpocząć postępowanie wyjaśniające tak szybko, jak to możliwe i zaplanować jego zakończenie w terminie, który jest uzasadniony biorąc pod uwagę okoliczności zgłoszenia.
- Skoncentrować się na (rzekomych) przedstawionych faktach.
- Przeprowadzić rozmowy wyjaśniające z osobami, które mogą być zaangażowane.
Czego nie należy robić:
- Panikować i ulec paraliżowi.
- Wyciągać pochopnych wniosków lub spieszyć się z osądem.
- Odrzucać zgłoszenie tylko dlatego, że anonimowość zgłoszenia utrudnia dochodzenie.
- Prowadzić jakichkolwiek działań odwetowych na zgłaszającym (gdy się ujawni) lub świadkach.
Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów w FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.
