Przedstawiamy pierwszy artykuł z cyklu poświęconego wewnętrznym postępowaniom wyjaśniającym.  Na początek, kto powinien je prowadzić?

Organizacja ma wiedzę o pewnej nieprawidłowości w miejscu pracy.. wpłynęło zgłoszenie lub zauważyła pewne zjawisko, które należy wyjaśnić. Pozyskanie wewnętrznie informacji o potencjalnym naruszeniu prawa to duża przewaga. Ale pytanie, co dalej? Duże, szczególnie międzynarodowe organizacje lub korporacje zazwyczaj posiadają wdrożone systemy i posiadają (z reguły) kompetentne osoby do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Dużo większe wyzwanie mogą mieć podmioty, które dopiero stawiają pierwsze kroki na drodze wdrażania systemów zgłaszania nieprawidłowości.

Przeprowadzenie właściwego postępowania wyjaśniającego w miejscu pracy nie zawsze jest prostym lub łatwym procesem, a jego rozpoczęcie często może być jedną z najtrudniejszych części. Jednak zaplanowanie procesu z wyprzedzeniem, ocena ryzyka i przemyślenie postępowania od samego początku jest jednym ze sposobów, które pomogą uprościć postępowanie i pozwolą uniknąć wielu typowych pułapek w toku procesu wyjaśniania zgłoszonych nieprawidłowości.

Nasz cykl artykułów o postępowaniach wyjaśniających w miejscu pracy ma na celu pomóc poruszać się w tym trudnym obszarze. W nadchodzących tygodniach będziemy omawiać szereg tematów w ramach tego cyklu - od tego, jak unikać uprzedzeń, po metodologię oceny zgromadzonych dowodów i informacji w trakcie postępowania - i wszystko co dzieje się w trakcie postępowania.

Wybór: kto prowadzi postępowanie wyjaśniające

Kiedy wpływa zgłoszenie naruszenia lub organizacja w inny sposób pozyskuje informację o naruszeniu (zasłyszaną, złożony pozew, informacja medialna) konieczne będzie przeprowadzenie postępowania, którego zadaniem będzie ocena zasadności takiego zgłoszenia.  Jedną z pierwszych decyzji, przed którymi stanie organizacja, jest ustalenie kto powinien przeprowadzić to postępowanie.

Na odpowiedź czy zaangażować osobę z wewnątrz lub z zewnętrz organizacji, może rzutować kilka czynników, w tym:

  • złożoność sprawy;
  • czy postępowanie musi być objęte tajemnicą radcowską/adwokacką;
  • powagę zarzucanego naruszenia;
  • bliskość osoby prowadzącej postępowanie z osobą (osobami) zaangażowaną(-ymi); i
  • charakter działalności organizacji, a co ważniejsze posiadane zasoby, zdolność i kompetencje wewnątrz organizacji do zweryfikowania samej sprawy.

W zależności od tych czynników zaangażowanie zewnętrznego eksperta może być lepszym rozwiązaniem, ponieważ może pomóc w zapewnieniu bezstronnego i niezależnego procesu wyjaśniania nieprawidłowości. Zewnętrzny ekspert prowadzący postępowanie może dodać wiarygodności i obiektywizmu postępowaniu wyjaśniającemu. Taka decyzja może to być również właściwa, gdy zgłoszenie jest zawiłe, wymaga szczególnych umiejętności lub kwalifikacji, na przykład prawnych.

Zaangażowanie do prowadzenia postępowania wyjaśniającego osoby z wewnętrz organizacji jest często mniej kosztowną i równie wydajną opcją. Może być również lepszą opcją w sytuacji, w której sprawa jest relatywnie prosta i nieskomplikowana. Wiąże się to jednak z ryzykiem bycia postrzeganym jako osoba mniej bezstronna lub obiektywna, co może zwiększać ryzyko pojawienia się problemów związanych z zapewnieniem bezstronności i obiektywizmu. Coraz częściej organizacje wybierają tzw. model mieszany. Oznacza to, że zespół prowadzący postępowanie wyjaśniające składa się z osób z wewnątrz organizacji oraz zewnętrznych ekspertów.

Znaczenie bezstronności

Na pytanie czy lepiej skorzystać z osoby wewnątrz organizacji czy z zewnątrz nie ma jednej odpowiedzi. Organizacje muszą ocenić i określić, które zasoby najlepiej odpowiadają ich potrzebom wyjaśnienia zgłoszenia. Niezwykle istotne jest jednak zapewnienie bezstronności i neutralności prowadzenia postępowania.

Jedna z teorii głosi, że ludzie są bardziej skłonni do współpracy i przedstawiania wyjaśnień, jeśli postrzegają prowadzącego postępowanie jako kogoś „spoza” organizacji i bez ukrytej agendy lub z góry przyjętych wniosków oraz zdecydowanie bardziej neutralnego. Jest zauważalna tendencja do postrzegania zewnętrznego śledczego jako niemal niepisanego przekazu i komunikatu w ramach organizacji do zaangażowania pracodawcy w wyjaśnienie zgłoszonych naruszeń.

W przeciwieństwie do tego stanowiska, inni uważają, że prowadzący postępowanie z wewnątrz organizacji zdobywają zaufanie pracowników zaangażowanych w postępowanie, ponieważ są „znajomą twarzą”. Niektórzy pracownicy częściej są skłonni otworzyć się w obecności kogoś, kogo znają i czują się komfortowo rozmawiając. Prowadzący z wewnątrz organizacji są już zaznajomieni z kulturą, polityką i regułami rządzącymi daną organizacją. Udane dochodzenia pozytywnie wpływają na reputację organizacji. Powinny one zatem zapewnić, że śledczy są w pełni niezależni w formułowaniu swojej opinii. Środki podjęte w celu zagwarantowania ich niezależności powinny być wyraźnie udokumentowane. Biorąc pod uwagę złożoność większości dochodzeń, zalecamy zasięgnięcie porady eksperta od samego początku procesu.

Kryteria oceny prowadzącego postępowanie wyjaśniające

Zaryzykuję tezę, że źle zaplanowane i przeprowadzone postępowanie może okazać się gorsze niż nieprzeprowadzenie postępowania w ogóle.

Przed powierzeniem pracy nad wyjaśnieniem nieprawidłowości, warto odpowiedzieć sobie przynajmniej na poniższe pytania:

  1. Co jest przedmiotem dochodzenia?
  2. Jaki jest problemy i faktyczna sytuacja w organizacji?
  3. Czy wymagane jest postępowanie wyjaśniające?
  4. Kto wykorzysta wynik postępowania lub będzie na nim polegał?
  5. Czy postępowanie powinno być prawnie poufne i objęte tajemnicą radcowską lub adwokacką?
  6. Czy jest możliwe, że będzie konieczne ujawnienie postępowania lub jego wyników opinii publicznej lub organom?
  7. Czy prowadzący postępowanie jest niezależny i tak też będzie postrzegany?
  8. Czy prowadzący postępowanie będzie postrzegany jako stronniczy?
  9. Czy prowadzący postępowanie posiada wystarczające doświadczenie w danej dziedzinie będącej przedmiotem postępowania?
  10. Czy prowadzący postępowanie posiada wystarczające doświadczenie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających i przesłuchiwaniu ludzi?
  11. Czy prowadzący posiada umiejętności pozyskiwania informacji od potencjalnie niechętnych rozmówców. Doskonałe umiejętności prowadzenia rozmów wyjaśniających i solidna znajomość technik przeprowadzania takich rozmów mają kluczowe znaczenie.
  12. Czy prowadzący postępowanie cechuje się odpowiednią postawą i podejściem?
  13. Czy prowadzący postępowanie będzie w stanie skomentować lub pozyskać dodatkowe fakty lub dowody, które mogą być potrzebne?
  14. Czy prowadzący ma kwalifikacje nie tylko do zbierania, ale także do analizowania, oceny, wnioskowania i syntezy faktów, informacji oraz dowodów (pozyskanych i nadal nieznanych)?

Dalsze działania – inne kluczowe kwestie w trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego

Po ustaleniu kto prowadzi i jaki zespół istotne jest podjęcie szeregu innych działań, o których organizacje powinny pamiętać podczas całego procesu postępowania wyjaśniającego

  • należy rozważyć, czy wymagane jest wewnętrzne postępowanie wyjaśniające lub czy bardziej odpowiednie byłoby inne działanie;
  • ważne jest, by mieć jasny plan postępowania, który zapewni rzetelność procesu na wszystkich etapach postępowania;
  • ważne jest, aby przestrzegać wszystkich polityk i procedur wewnętrznych;
  • należy zapewnić, aby postępowanie było dokładne, uczciwe i bezstronne;
  • należy dokładnie rozważyć wszystkie dowody oraz zapewnić, aby osoba, której dotyczy zgłoszenie miała możliwość ustosunkowania się do zarzutów i dowodów;
  • czas i miejsce ma znaczenie – postępowanie należy prowadzić z odpowiednim tempem;
  • należy rozważyć, czy istnieje ryzyko, że osoba, której dotyczy zgłoszenie będzie ingerować w dowody lub może chcieć zastraszać świadków;
  • należy chronić przywilej tajemnicy adwokackiej lub radcowskiej.

Będziemy rozwijać dalsze elementy postępowania w nadchodzących wpisach. Kolejny artykuł poświęcimy zachowaniu bezstronności w prowadzeniu postępowań. Bądźcie z nami na bieżąco!

Jeśli Twoja firma szuka wsparcia kompetentnych ekspertów postępowań wyjaśniających, zespół ekspertów FAIRLEGAL oferuje wsparcie w prowadzeniu dokładnych, terminowych i bezstronnych postępowań wyjaśniających w miejscu pracy.

kompas 01

Czy zainteresował Ciebie ten temat?

Skutecznie doradzaliśmy wielu Klientom w tym obszarze prawnym - pomożemy również Tobie!

Skontaktuj się już teraz, aby uzyskać więcej informacji i umówić się z prawnikiem: