Sytuacji, które mogą powodować potrzebę prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego jest bardzo wiele. Dobrym przykładem jest chociażby środowisko pracy – zgłoszony zarzut dyskryminacji lub nękania, zastraszania lub nadużycia w miejscu pracy, zarzut niewłaściwego korzystania z Internetu lub mediów społecznościowych, oszustwo, naruszenia konfliktów interesów, i wiele innych.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów oraz konsekwentnie – projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wskazują na całą listę okoliczności prawnych, które mogą być podstawą do zgłoszenia naruszenia.
Prowadzenie postępowań wyjaśniających jest umiejętnością, którą nabywa się przede wszystkim przez doświadczenie.
Czy warto wziąć sprawy w swoje ręce?
Niejednokrotnie pracodawcy próbują samodzielnie i nieformalnie rozwiązywać drobne, w ich przekonaniu, zgłoszenia poprzez rozmowy z danymi pracownikami. Gdy zarzuty są poważniejsze, organizacje polegają na kierownictwie firmy, w tym działach wspierających - personalnych/HR/compliance, które prowadzą wewnętrzne postępowania wyjaśniające.
Jednak w wielu sytuacjach bezpośrednie zaangażowanie pracowników danego podmiotu w proces wyjaśniania nieprawidłowości nie jest najlepszym podejściem. Nieformalne dyskusje mogą łatwo przerodzić się w kolejne zarzuty, a podstawowe kroki postępowania wyjaśniającego mogą zostać przeoczone przez niedoświadczonych menedżerów, co może dodatkowo pogorszyć sytuację.
Prowadzenie postępowań wyjaśniających jest umiejętnością nabytą – trzeba ją ćwiczyć w wielu kontekstach i sytuacjach, najlepiej poprzez gromadzenie doświadczeń. W tym miejscu warto podkreślić, że nieocenioną umiejętnością osób decyzyjnych w danej organizacji jest ustalenie, kiedy należy zaangażować zewnętrzny „zespół śledczy”.
Poniżej lista 10 najważniejszych, zdaniem autorki, powodów, dla których warto zaangażować zewnętrzny „zespół śledczy”.
1. Powaga sytuacji
Każde zgłoszenie należy właściwie rozpoznać oraz ustalić jego wagę. Tym bardziej, biorąc pod uwagę fakt, że poważne zarzuty dotyczące określonych naruszeń mogą mieć dotkliwe konsekwencje. Reputacja osób zaangażowanych w dany incydent może być zagrożona, a z kolei oskarżeni pracownicy mogą być narażeni na utratę pracy lub inne konsekwencje prawne. Dodatkowo, członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. Nie jest rzadkością sytuacja, w której osoba zgłaszająca naruszenie nalega na reprezentację lub uczestnictwo prawnika w sprawie. Ponadto, im poważniejszy zarzut (zwłaszcza taki, który może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania karnego), tym postępowanie wewnętrzne powinno być wnikliwiej i bezbłędnie analizowane. W razie sporu, sąd może badać dokładnie nie tylko same zarzuty, ale także proces prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Jeśli było ono prowadzone wadliwie, może to narazić organizacje na negatywne konsekwencje.
2. Stawka jest wysoka
W sytuacji, w której poważne zarzuty są wysuwane przeciwko danemu pracownikowi, na szali może być nie tylko reputacje danej organizacji, ale również możliwość kontynuowanie działalności biznesowej jako takiej. W branżach ściśle regulowanych przepisami prawa, organizacja może potencjalnie stracić licencję czy uprawnienia na prowadzenie określonej działalności. Może być także zobowiązana do uznania określonych (niechcianych) warunków jej prowadzenia. Podmioty mogą być zobowiązane do podjęcia działań naprawczych lub zapłacić znaczne kary w wyniku zgłoszonych naruszeń. Gdy stawka jest wysoka, organizacje mogą potrzebować niezależnego eksperta, który posiada wysokie kwalifikacje w:
- identyfikowaniu istotnych, a zarazem złożonych zgłoszeń;
- gromadzeniu odpowiednich dowodów;
- utrzymywaniu kontroli nad postępowaniem wyjaśniającym;
- oraz zapewnianiu obiektywnej oceny sytuacji i formułowaniu rekomendacji.
3. Potrzeba bezstronności
Jedną z cech prawidłowo toczącego się postępowania wyjaśniającego jest to, że przeprowadzone jest ono w sposób całkowicie bezstronny. Strony muszą czuć, że były traktowane sprawiedliwie przez cały proces postępowania wyjaśniającego. Bezstronne postępowanie wyjaśniające (rzeczywiste lub postrzegane) jest bardziej prawdopodobne, gdy zespół śledczy nie ma osobistych, zawodowych lub innych powiązań ze stronami, i może obiektywnie rozważyć przedstawiane argumenty i dowody. Panuje przekonanie (rzeczywiste lub postrzegane), że łatwiej jest oskarżyć osobę prowadzącą postępowanie wyjaśniające o stronniczość, jeśli pracuje bezpośrednio dla danej organizacji. Zewnętrzny zespół śledczy wydaje się być postrzegany jako bardziej neutralny. Wybór bezstronnego zespołu prowadzącego postępowanie wyjaśniające jest kluczowy z wielu powodów. Jeśli wynik postępowania będzie kiedykolwiek w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, będzie on rzadziej kwestionowany co do jego wyniku (oczywiście jeśli zostanie przeprowadzony zgodnie ze sztuką). Ponadto, podmioty mogą być w lepszej pozycji do wprowadzania niezbędnych zmian w swoich organizacjach, jeśli określone rekomendacje i zalecenia wypłyną od zewnętrznych doradców, niż od własnych pracowników.
4. Brak umiejętności i doświadczenia
Prowadzenie postępowania wyjaśniającego nie jest łatwym zadaniem. Tym bardziej, że zgłoszenia mogą być złożone, a zespół śledczy może napotkać wyzwania różnej treści i natury. Oprócz podstawowych technik dochodzeniowych, takich jak przesłuchiwanie świadków czy gromadzenie odpowiednich dokumentów, prowadzący postępowanie musi być odpowiednio przeszkolony i doświadczony, aby należycie ocenić dowody i wyciągnąć odpowiednie wnioski, które oparte na faktach. Rzadko zdarza się sytuacja, w której zarzuty są poparte absolutnie niekwestionowalnymi dowodami, pieczętującymi potwierdzenie danego naruszenia. Przeciwnie, w większości przypadków, prowadzenie postępowania wyjaśniającego to mozolna praca. Bezcenna jest zatem umiejętność oceny wiarygodności i ważenia dowodów potwierdzających, dowodów przeciwnych czy poszlak.
Zespół śledczy musi również podjąć właściwą decyzje o ewentualnym zaangażowaniu dodatkowych ekspertów, np. z zakresu ekspertyz kryminalistycznych, detektywistycznych lub innych. Powinien również wiedzieć, jak odpowiednio radzić sobie z nieoczekiwanymi trudnościami, takimi jak niechętni do współpracy świadkowie, możliwy odwet na stronie, kwestie prywatności i strony trzecie, które chcą się wtrącać lub kontrolować dochodzenie. Im bardziej zawiła i drażliwa sprawa, tym bardziej konieczne wydaje się być zaangażowanie doświadczonego zespołu śledczego.
5. Brak czasu lub zasobów
Nie da się ukryć, że czas odgrywa kluczową rolę i z reguły jest najważniejszym elementem w każdym postępowaniu wyjaśniającym. Opóźnienie jego rozpoczęcia może prowadzić jedynie do dalszych kłopotów, problemów ze świadkami, do których nie można już dotrzeć, wspomnień, które odeszły w niepamięć lub dokumentów, które zostały utracone lub zniszczone.
Ponadto opóźnienie lub co gorsza – niepodjęcie postępowania wyjaśniającego może sugerować lub wysłać sygnał, że zgłoszenie jest trafione lub że dana organizacja ma powody do opóźniania czynności wyjaśniających. Jeśli jednak zgłoszenia mają być rozpatrywane szybko i dokładnie, to oczywiste jest, że organizacja potrzebuje odpowiednich zasobów. W przypadku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oznacza to przydzielenie odpowiedniej liczby pracowników, którzy potrafią szybko i dokładnie gromadzić odpowiednie dowody. Może to być trudne, zwłaszcza gdy w grę wchodzą inne obowiązki związane z pracą. W związku z tym, zewnętrzny zespół śledczy może być być zaangażowany w tych przypadkach, kiedy dana organizacja nie ma wewnętrznych zasobów do przeprowadzenia szybkiego i jednocześnie kompleksowego postępowania wyjaśniającego.
6. Postępowanie z mediami
Szczególnie przykuwającą uwagę są także tzw. „medialne” zarzuty, jak np. te dotyczące dyskryminacji, nękania lub nadużyć, korupcji czy oszustw gospodarczych. Często przyciągają one niechciane, żądne sensacji media. W takich przypadkach, w gestii zespołu śledczego leży zapewnienie, aby informacje dotyczące prowadzonego postępowania nie zostały przedwcześnie ujawnione opinii publicznej. W innym wypadku można narazić na szwank rzetelność postępowania wyjaśniającego. Wyciek informacji może być także problemem w przypadku postępowań prowadzonych wewnętrznie. Zaangażowanie zewnętrznego zespołu śledczego może pomóc zminimalizować przepływ informacji, które są rozpowszechniane zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Zewnętrzny zespół śledczy może również działać jako "bufor" dla danej organizacji w kontaktach z reporterami.
7. Zachowanie tajemnicy zawodowej (radcowskiej, adwokackiej)
Istnieją postępowania, w których organizacje mogą skorzystać z przywilejów tajemnicy zawodowej. Radcowie prawni oraz adwokaci zobowiązani są ustawowo do zachowania w poufności informacji i okoliczności sprawy, którą się zajmują zawodowo. Zespół śledczy, który również ma w składzie np. radcę prawnego może pomóc ustalić w jaki sposób należy zorganizować i zaplanować postępowanie wyjaśniające, które będzie chronione tajemnicą radcowską (adwokacką).
8. Uproszczenie sporów sądowych
Dobre praktyki postępowań sądowych wszczynanych na gruncie planowanej Ustawy o ochronie sygnalistów będą dopiero wypracowywane (miejmy nadzieję). Natomiast już teraz można zaryzykować tezę, że zaangażowanie zewnętrznego zespołu wyjaśniającego może pomóc organizacjom zaoszczędzić pieniądze w dłuższej perspektywie czasu. W przypadku wszczęcia postępowania sądowego przez sygnalistę lub osobę, której zgłoszenie dotyczy - kompleksowy raport dochodzeniowy, może zostać wykorzystany do zamknięcia sporów prawnych na wczesnym etapie. Rzetelne i niewadliwe raporty z prowadzonego postępowania wyjaśniającego mogą być pomocne w sporze sądowym. Raporty śledcze będą mogły być przyjmowane jako dowody „bardziej” obiektywne dowody aniżeli raporty tworzone przez organizacje zaangażowane w spór.
9. Uniknięcie konsekwencji wadliwego dochodzenia
Przeprowadzone w należyty sposób dochodzenie może stanowić źródło oszczędności dla pracodawcy, tak samo jak wadliwie prowadzone postępowanie wyjaśniające może być źródłem dodatkowych kosztów w dłuższej perspektywie. Stronnicze lub pobieżne postępowanie wyjaśniające, błędne raporty oraz wszelkie inne nieścisłości mogą skutkować dodatkowymi sporami i kosztami.
10. Budowanie zaufania
Zgłoszenia nadużyć mogą stanowić punkt wyjścia do dalszego budowania atmosfery zaufania, otwartości i transparentności w miejscu pracy. Istnieje ryzyko, że pracodawca, który nie przeprowadzi uczciwego i dokładnego postępowania wyjaśniającego z dużym prawdopodobieństwem narazi się na ograniczanie lub utratę zaufania pracowników. Aby utrzymać pozytywne i bezpieczne środowisko w danej organizacji, pracownicy muszą czuć się komfortowo zgłaszając naruszenia. Powinni również wiedzieć, że ich zgłoszenia będą traktowane poważnie i bezstronnie. Zaangażowanie zewnętrznego zespołu prowadzącego postępowanie wyjaśniające może wspomóc w budowie lub odbudowie zaufania pracowników.
