Organy antymonopolowe nie zwalniają tempa w czasie ograniczeń prawno-gospodarczych związanych z epidemią. Warto mieć odświeżone procedury na wypadek nieoczekiwanej kontroli lub przeszukania Prezesa UOKiK, szczególnie gdy w czasie trwających ciągle obostrzeń, większość pracowników (w tym tzw. kluczowych) pracuje zdalnie.
Działania organów w czasie ograniczeń – trwa pracowity okres
Turecki Urząd antymonopolowy wszczął postępowania wobec 29 przedsiębiorców zauważając, że wygórowane praktyki cenowe tych firm mogą mieć istotny charakter naruszenia prawa konkurencji. Z kolei w Grecji, lokalny urząd antymonopolowy zainicjował szereg postępowań – zarówno wyjaśniających, ale co istotne – również przeprowadził dwa przeszukania („dawn raid”) w sektorze spożywczym oraz dystrybucji prasy. W Polsce, pod koniec kwietnia Prezes UOKiK wszczął postępowania, w których sprawdzi, czy największe podmioty z sektora rolno-spożywczego płacą na czas rolnikom, dostawcom i innym kontrahentom. Zbada również, czy polityki handlowe i cenowe nie zmieniły się w okresie epidemii na niekorzyść mniejszych kontrahentów. Wszczęte postępowania prowadzone są w ramach tzw. ustawy przewagowej. Niemniej mogą mieć potencjał lub będą impulsem do postępowań antymonopolowych, co czas pokaże.
Greckie organy antymonopolowe (Urząd) były jednymi z pierwszych, którzy podjęły działania przeciwko domniemanym praktykom antykonkurencyjnym w następstwie skarg na wzrost cen i braki w dostępie do środków ochrony osobistej (masek, rękawiczek i innych). Urząd przeprowadził szeroko zakrojone postępowanie wyjaśniające w sprawie produktów z branży opieki zdrowotnej. Urząd wysłał wnioski o udzielenie informacji do ponad 4 tysięcy uczestników rynku i otrzymał około 3.300 odpowiedzi. W przeciwieństwie do sektora spożywczego, którego dotknęły kontrole Urzędu w Grecji podczas pandemii (i bezpośrednio związane z nią), druga kontrola w sektorze prasowym nie miała bezpośredniego związku z pandemią i była (jak się mówi) planowana od wielu miesięcy. Urząd zdecydował, że nie przełoży planowanej kontroli pomimo obowiązku zachowania dystansu, aby nie utrudnić postępów w pracy Urzędu.
Przeszukania i kontrole - „naloty” w trakcie ograniczonej liczby pracowników w biurze
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w trakcie kontroli (na potrzeby artykułu będę zamiennie używać kontrola/przeszukanie – choć obie procedury mają pewne swoje odrębności, nie wpływające na główny przekaz artykułu) urzędnicy mają prawo wejść do każdego lokalu (w tym prywatnych lokali zamieszkania), badać odpowiednie księgi i rejestry oraz robić kopie żądanych dokumentów. W przypadku gdy kontrola odbywa się w pomieszczeniach przedsiębiorstwa, organy antymonopolowe mogą również przesłuchiwać każdego przedstawiciela personelu na temat faktów lub dokumentów związanych z przedmiotem kontroli.
Organy antymonopolowe korzystają z szerokich uprawnień, a przedsiębiorstwa powinny aktywnie wspierać pracę organów. Nieprzestrzeganie tych reguł przez przedsiębiorstwo (np. podanie nieprawidłowych, niekompletnych lub wprowadzających w błąd informacji) może prowadzić do nałożenia surowych grzywien. Podobnie naruszenia proceduralne dokonane przez organy (np. nieprzestrzeganie praw procesowych kontrolowanego podmiotu) mogą stanowić podstawę do odwołania od wydanych w toku postępowania postanowień lub decyzji. Zatem przeprowadzenie kontroli w tym dość jednak wyjątkowym czasie całkowitych lub częściowych ograniczeń - jest wyzwaniem zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla władz, jeśli chodzi o zapewnienie działań zgodnych z wymogami i standardami prawnymi.
W czasie, gdy ciągle znaczna liczba pracowników wykonuje swoją pracę zdalnie, z domu lub pojawia się w biurze jedynie sporadycznie, odpowiednia reakcja na niezapowiedzianą kontrolę może być trudna. Szczególnie należy zwrócić uwagę na:
Wzrost ryzyka nieumyślnego podania niepełnych informacji.
- W ostatnich tygodniach, pracownikami zazwyczaj obecnymi w biurach są pracownicy ochrony, recepcji lub pracownicy dyżurujący. Z natury rzeczy nie są to najczęściej osoby uprawnione do odpowiedniego przyjęcia urzędników, przedstawiania wyjaśnień lub udostępniania dokumentów. Pamiętać należy, że kontrola może zostać rozpoczęta również w przypadku nieobecności przeszukiwanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Wówczas dokonywane jest tzw. okazanie zastępcze, które polega na tym, że upoważnienie do przeszukania oraz legitymacje służbowe przeszukujących okazuje się innemu pracownikowi przeszukiwanego przedsiębiorcy (np. właśnie pracownikowi ochrony, recepcji) lub świadkowi. Z tego względu pojawia się ryzyko, że mogą oni choćby nieumyślnie po pierwsze odmówić wstępu urzędnikom, a po drugie dostarczyć niepełnych lub nieprawidłowych informacji.
Pogodzenie obowiązku współpracy z organami z wymogami dotyczącymi zachowania dystansu społecznego może być trudne
- Wydaje się, że w trakcie kontroli lub przeszukania organy powinny w możliwie najszerszym zakresie ograniczać żądanie fizycznej obecności pracowników, którzy w czasie ograniczeń pracują z domu. Może się jednak okazać, że dla skuteczności prowadzonej kontroli obecność konkretnego pracownia będzie dla organu kluczowa. Pojawia się zatem pytanie i ryzyko do oceny czy odmowa stawienia się pracownika wykonującego pracę zdalnie (ze względu na potencjalne zagrożenie dla zdrowia lub obowiązkową kwarantannę) zostanie uznane za brak współpracy – a co za tym idzie podstawę do wymierzenia kary. Ciekawa będzie obserwacja czy w trakcie obecnie trwających kontroli, organy będą (lub powinny) zezwalać na prowadzenie przesłuchań pracowników z wykorzystaniem np. wideokonferencji.
Obawy dotyczące nadużycia uprawnień kontrolnych przez organy (tzw. fishing expedition)
- Organy są oczywiście związane przedmiotem postępowania określonym w postanowieniu o przeszukaniu. Obecność osób doświadczonych, w tym prawników w trakcie przeszukania pomaga zazwyczaj zidentyfikować zakusy organów do poszukiwań informacji lub dokumentów wykraczających poza zakres przeszukania. Tym samym, brak kompetentnych pracowników na w siedzibie podmiotu kontrolowanego powoduje wzrost ryzyka nadużycia uprawnień kontrolnych.
Jak przetrwać potencjalną kontrolę w trakcie ograniczeń związanych z epidemią:
- Podaj pracownikom z tzw. pierwszej linii kontaktu (recepcja, ochrona, punkt kontroli) adres e-mail oraz bezpośrednie numery telefonów odpowiednich osób w ramach wewnętrznego działu prawnego lub zewnętrznej kancelarii, a także osobę kontaktową/koordynatora przeszukania po stronie przedsiębiorcy.
- Pracownicy z tzw. pierwszej linii kontaktu powinni być zaznajomieni z podstawowymi krokami procedury na wypadek kontroli (a w tym z obowiązkami, które ich bezpośrednio dotyczą).
- Jeżeli z powodu ograniczeń prawnicy zewnętrzni nie mogą być obecni w siedzibie firmy, należy ustalić (wraz z organem) możliwość przesłuchania pracowników, przy obecności prawników za pośrednictwem wideokonferencji.
- Nie należy powoływać się na COVID-19 jako powód nie zapewnienia natychmiastowego dostępu do laptopów lub dokumentów pracowników pracujących z domu, ale raczej współpracować i starać się znaleźć rozwiązania wraz z organem. Takie rozwiązania mogą obejmować konieczność, aby pracownicy pracujący w domu uczestniczyli w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji, wysyłali konkretne pliki do organu, a nawet udzielali zdalnego dostępu do swoich laptopów organowi, tak aby mógł przeprowadzić odpowiednie wyszukiwania. Można również ustalić, aby zewnętrzny prawnik kontrolował cały proces, jak ma to miejsce w „normalnych” okolicznościach.
Ogólnie rzecz biorąc, przestrzeganie praw procesowych w trakcie kontroli w obecnym czasie może stanowić wyzwanie zarówno dla organów, jak i zainteresowanych stron. Kontrolowane podmioty powinny być jednak świadome i domagać się poszanowania swoich praw proceduralnych, tak jak miałoby to miejsce (lub możnaby oczekiwać) w tzw. normalnych czasach.
Na szali przecież jest nie tylko wynik postępowania, ale także potencjalne nadszarpnięcie reputacji przedsiębiorstw, np. w przypadku ujawnienia, że nie współpracowały lub przedstawiły wprowadzające w błąd informacje.
