Współczesne organizacje działają w bardzo niepewnym otoczeniu biznesowym, czego dowiódł przede wszystkim kryzys 2008 roku. Potrzebują one zaawansowanych narzędzi pozwalających obniżyć występowanie różnego rodzaju ryzyka, jakie zawsze związane jest z podejmowaniem decyzji biznesowych. To zadanie ma właśnie wykonać dział compliance.
Compliance wyłonił się z audytu oraz kontrolingu i pełni dla tych dwóch obszarów funkcję wsparcia. Compliance (z ang. tłumaczymy zazwyczaj to pojęcie jako "zgodność") to zespół procedur i systemów, których zadaniem jest zapobieganie występowanie ryzyka natury prawnej.
Compliance w kontekście ryzyka operacyjno-prawnego to w największym skrócie działanie zgodnie z przepisami prawa. Szerzej - jako zarządzanie ryzykiem braku zgodności we wszystkich obszarach, również dotyczących wewnętrznych procedur, reguł, zasad etyki itp..
Prawidłowe wdrożenie system Compliance powinno opierać się na dwóch filarach:
- wewnątrz organizacji – to zarówno regulaminy i kodeksy (również dotyczące etyki), które powinien przestrzegać każdy pracownik, jak i edukacja, czyli uświadomienie pracownikom, że ich decyzje ma konsekwencje prawne;
- na zewnątrz organizacji – dobre praktyki wobec organów prawnych i kontrahentów, przestrzeganie lojalności kontraktowej. Czym zajmuje się dział compliance Naczelną zasadą działania każdego przedsiębiorstwa jest postępowanie zgodnie z przepisami prawnymi oraz wewnętrznymi regulacjami.
Z tego względu, Compliance ma tak ogromne znaczenie w strukturach każdej organizacji.
Do zakresu jego obowiązków można zaliczyć przede wszystkim:
- etyka i zasady ładu korporacyjnego
- zarządzanie konfliktami interesów
- ochrona konsumenta i przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji
- przestrzeganie standardów uczciwości i etycznego postępowania
- ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa
- ochrona własności intelektualnej
- transakcje między podmiotami powiązanymi
- procedury Know Your Customer – weryfikacja kontrahentów
- outsourcing
- ochrona danych osobowych
- prawo pracy, w tym zwłaszcza mobbing i molestowanie w pracy
- ochrona środowiska
- standardy chroniące pracowników zgłaszających nieprawidłowości (tzw. sygnaliści)
- procedury zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości
Perspektywy rozwoju compliance Zarówno pojęcie, jak i rola Compliance na stałe weszły do kanonu zarówno językowego, jak i standardu działania wielu podmiotów prawnych. Stworzenie i wdrożenie skutecznego systemu Compliance w organizacji to wysiłek długofalowy, nierzadko rozpoczynający się od zmian kulturowych, przekonania zarządów, osób decyzyjnych. Jest to jednak wysiłek opłacalny – zarówno w wymiarze finansowym (obniżenie ryzyka nałożenia kar), jak i reputacyjnym i wizerunkowym.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z tym czy powinieneś powołać compliance officera lub jednostkę odpowiedzialną za compliance, a także jeśli potrzebujesz pomocy w zaprojektowaniu systemu compliance i niezbędnej dokumentacji odpowiadającej specyfice Twojego biznesu zapraszamy do kontaktu.
